Es gibt mehr Instant-Messaging-Konten als Menschen auf der Welt. Schätzungen aus der Wirtschaft gehen sogar von über 8 Milliarden Instant-Messaging-Konten aus.
Hier ist die erste entscheidende Frage: Welche Instant-Messaging-Anwendungen verwenden Ihre Teammitglieder?
Die Statistik zeigt uns die beliebtesten Chat-Programme:
Rund 56 % der Mitarbeiter nutzen Slack.
Skype wird immer noch von 12,5 % der Mitarbeiter verwendet.
Die Mehrheit der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nutzt bereits irgendeine Form von Chat-Tool.
Die Welt der Schatten-IT macht es unmöglich zu wissen, wie viele Ihrer Mitarbeiter Chat-Tools verwenden, die nicht für den geschäftlichen Gebrauch bestimmt sind. Da Ihr Unternehmen das Ausmaß der Nutzung dieser Apps nicht kennt, weiß es auch nicht, welchen Risiken es durch Apps ausgesetzt ist, die nicht sicher, zweckmäßig oder GDPR-konform sind.
In diesem Artikel nennen wir Ihnen die 10 Dinge, die jeder versierte Manager und Entscheidungsträger über Instant Messaging für Unternehmen wissen muss.
Was sollten Sie über Team-Chat-Apps wissen?
Obwohl immer mehr Unternehmen seit einiger Zeit Instant Messaging-Apps nutzen, gibt es immer noch viele Missverständnisse. Das Ergebnis ist eine Vielzahl von Nachrichten über Hacks und Probleme mit WhatsApp, Zoom, Telegram, Slack, Signal und Microsoft Teams, um nur einige zu nennen.
Es gibt große Unterschiede zwischen der Nutzung, den Funktionen, der Sicherheit, den Compliance-Standards und der Gesamtqualität von Verbraucher- und Unternehmensanwendungen.
In den frühen 2000er Jahren hatten Forscher bereits viele Vorteile von Instant Messaging für Unternehmen festgestellt. Zwanzig Jahre später gibt es immer noch viele Missverständnisse, die Unternehmen und ihre Mitarbeiter davon abhalten, Instant Messaging für ihr Geschäft zu nutzen.
Werfen wir einen Blick auf die zehn häufigsten Missverständnisse und was Sie darüber wissen sollten.
1. WhatsApp, Zoom und Facebook Messenger sind der höchste Standard für IM-Anwendungen
Der häufigste Irrglaube ist, dass Verbraucher-Apps für diese Aufgabe geeignet sind. Da so viele Menschen WhatsApp nutzen, kann man davon ausgehen, dass es die beste ist, oder? Falsch!
Sichere Messaging-Apps für Unternehmen funktionieren nach ganz anderen Prinzipien und sind auf Ihre beruflichen Anforderungen abgestimmt. Instant Messaging für Unternehmen muss ein paar entscheidende Aufgaben erfüllen:
Maximale Sicherheit für Ihr Team und Ihre Daten durch Verschlüsselung und Schutz auf Unternehmensniveau.
Ihr Team muss effizienter zusammenarbeiten können, ohne dass es zu Ablenkungen kommt.
Bereitstellung der Kommunikationswerkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Mitarbeiter und Projekte effektiv zu verwalten.
Apps wie Messenger, WhatsApp und Zoom erfüllen nicht alle diese Kriterien.
2. Instant Messaging Apps sind immer ablenkend und kontraproduktiv
Wenn Sie eine App für die Arbeit verwenden, mit der Ihre Mitarbeiter auch mit Familie und Freunden in Kontakt bleiben, dann kann dies in der Tat ablenkend wirken.
Genauso wie die Offline-Umgebung um die Mitarbeiter herum die Arbeit und Produktivität fördern muss, sollte dies auch für die Chat-Umgebung gelten.
Sichere Messaging-Apps für Unternehmen wurden entwickelt, um eine schnelle Kommunikation in Echtzeit am Arbeitsplatz zu ermöglichen und die Effizienz und Produktivität zu steigern. Ihr Team kann die Instant-Messaging-Software für Unternehmen für Videoanrufe, Bildschirmfreigabe, Gruppenchats, Projektmanagement und einfache Textnachrichten nutzen. Diese Tools für die Zusammenarbeit helfen Ihrem Team, das Beste aus sich herauszuholen.
Laut einer Studie mit fast 160 Mitarbeitern, die Messaging-Apps für Unternehmen bei der Arbeit nutzen, fanden 68 %, dass es einfacher ist, kleine Probleme schneller zu lösen. 72 % stimmten zu, dass sie durch Instant Messaging anstelle von Telefonanrufen oder E-Mails Zeit sparen konnten, und 23 % sahen eine mäßige bis deutliche Steigerung ihrer Produktivität.
3. Schafft Silos zwischen Teams und Kollegen
Für Unternehmen, die befürchten, dass geschäftliche Instant-Messaging-Apps die Teamarbeit und Zusammenarbeit sowie die persönliche Kommunikation beeinträchtigen, gibt es keine Beweise dafür, dass Instant-Messaging-Dienste größere Auswirkungen haben als andere Kommunikationsmittel.
Eine im Jahr 2018 durchgeführte Studie ergab jedoch, dass die Verringerung der Ablenkung am Arbeitsplatz die Produktivität des Teams erhöht. Die Studie ergab auch, dass die größten Ablenkungen bei der Arbeit Smalltalk mit Kollegen, Meetings, Telefonanrufe und Bürogeräusche sind.
Durch die Einführung eines Instant Messengers wird eine Umgebung geschaffen, die weniger Ablenkungen von außen zulässt und gleichzeitig die Kameradschaft fördert. Ihre Teams können Gruppenchats und sogar Gruppenvideochats nutzen, um in Kontakt zu bleiben und die Hindernisse für die Erledigung von Aufgaben zu verringern.
Professor Amabile, Mitautor des Buches Das Fortschrittsprinzip, sagt: "Menschen sind kreativer und produktiver, wenn sie ein positiveres inneres Arbeitsleben erleben, einschließlich positiverer Emotionen, stärkerer Motivation für die Arbeit selbst und einer positiveren Wahrnehmung der Organisation."
4. Das Management hat keine Kontrolle
Bei Messagenuis wissen wir jedoch, dass es als Führungskraft wichtig ist, zu wissen, wie gut Ihr Team arbeitet, wie produktiv jede Abteilung ist und wie wichtig es ist, einen soliden Überblick über Ihr Unternehmen zu haben.
Mit einer sicheren Messaging-App für Unternehmen können Sie sich darauf verlassen, dass Sie über all diese Details verfügen und darüber hinaus in der Lage sind, Personen aus bestimmten Chats zu entfernen, persönliche Konversationen zu erstellen, zu informieren, wann Sie verfügbar sind, und viele weitere Funktionen nutzen.
5. Sichere Messaging-Apps für Unternehmen haben keine besonderen Funktionen gegenüber WhatsApp oder Zoom.
Die schnelle Antwort ist, dass sie es tun. Sichere Messaging-Apps für Unternehmen bieten viel mehr Funktionen, als eine App für Privatanwender jemals bieten kann.
Wie oben erwähnt, verfügen Manager und IT-Leiter über ein spezielles Dashboard mit wichtigen Analysen, aber sie können auch auf mehrere andere großartige Funktionen zählen. Dazu gehören die Selbstzerstörung von Nachrichten, der Versand von Kurznachrichten an das gesamte Unternehmen, die Verfolgung der Nachrichtenzustellung und die biometrische Authentifizierung, um nur einige zu nennen.
6. Instant-Messaging-Chats sind ein hohes Sicherheitsrisiko
Sicherheit und Datenschutz sind ein Hauptanliegen für jedes Unternehmen. Das ist auch der Grund, warum Unternehmen nicht in Instant-Messaging-Apps investieren. Wenn Sie sich beispielsweise WhatsApp, Zoom oder Slack ansehen, dann sind die Datenschutzrichtlinien unklar und Sicherheitsverletzungen eine ständige Sorge.
Messaging-Apps für Unternehmen bieten strenge Sicherheitsvorkehrungen, und Ihre Privatsphäre ist keine Ware, die man an den Meistbietenden verkaufen kann.
Diese unternehmenstauglichen Apps wurden entwickelt, damit Ihr Unternehmen sensible Daten in einer sicheren und vor allem konformen IT-Umgebung austauschen und speichern kann.
7. Instant-Messaging-Apps können eine Menge Geld kosten und bieten keinen guten ROI.
Viele sind der Meinung, dass sich die Einführung von Instant-Messaging-Programmen für die Belegschaft nicht lohnt, aber sie irren sich.
Laut McKinsey and Company sinkt die Produktivität von hochqualifizierten Mitarbeitern und Führungskräften um 20 bis 25 %, wenn keine Unternehmens-Messaging-Apps eingeführt werden.
Sichere Messaging-Apps für Unternehmen bieten Unternehmen Vorteile in Bezug auf Teamanrufe/Chats, Dateifreigabe, Vorfallsberichte, Datenaustausch und Produktivität.
Die Vorteile beschränken sich jedoch nicht nur auf die technischen Aspekte von Messaging-Apps für Unternehmen. Durch die Einführung der richtigen Instant-Messaging-App an Ihrem Arbeitsplatz investieren Sie in eine vollständige Umgestaltung Ihrer Arbeitsplatzkultur, die von der Produktivität der Mitarbeiter getragen wird.
8. Instant Messaging-Anwendungen sind in einer professionellen Umgebung schwer zu verwalten
Sichere Messaging-Anwendungen für Unternehmen helfen IT-Verantwortlichen, die Chat-Umgebung am Arbeitsplatz professionell zu halten.
Diese sicherheitsorientierten Anwendungen bieten einen Mehrwert für Ihre täglichen Geschäftsaufgaben.
Administratoren können öffentliche oder private Kanäle für einen oder alle Mitarbeiter einrichten, die neben einer regulären Chat-Liste auch über ein Dashboard verfügen, über das sie alle Anfragen und arbeitsbezogenen Probleme verwalten können.
Entdecken Sie unsere Funktionen wie Live Location und schaffen Sie eine nahtlose und sichere Arbeitsumgebung.
9. E-Mail ist besser als Instant Messaging
Der Widerstand gegen Veränderungen ist eine der größten Bedrohungen für jedes Unternehmen. Mit dem Eintritt der Generation Z und der Millennials in die Arbeitswelt wird der Wandel für jedes Unternehmen überlebensnotwendig.
Da der Informationsaustausch immer schneller in Richtung "Echtzeit"-Kommunikation geht, kann die E-Mail nicht mehr alle Anforderungen eines modernen Arbeitsplatzes erfüllen. Die besten Instant-Messaging-Anwendungen unterstützen Videokonferenzen, Voice-Chat, Audioanrufe und Gruppenchats. All diese Funktionen erweitern die Kommunikationsmöglichkeiten für Unternehmen.
Instant-Messaging-Apps sind für Unternehmen von grundlegender Bedeutung und sollten zusammen mit E-Mail verwendet werden.
