Top 6 Instant Messaging Apps für Büroangestellte

Unternehmen müssen einen sofortigen Kommunikationskanal für Angestellte und Mitarbeiter, die von entfernten Arbeitsplätzen aus arbeiten, mit dem Rest der Belegschaft bereitstellen. Instant-Messaging-Apps, die jederzeit und von überall aus zugänglich sind, sind dafür eine ideale Lösung.

In letzter Zeit gibt es in Unternehmen viele Mitarbeiter, die aus verschiedenen Gründen außerhalb der Grenzen eines traditionellen Bürogebäudes arbeiten. Manchmal müssen die Mitarbeiter bei Kunden vor Ort arbeiten, oder sie sind im Außendienst unterwegs, um Erhebungen durchzuführen, oder sie können aus persönlichen Gründen einfach nicht in die Büros kommen. 

Daher ist es wichtig, dass die Kommunikation mit diesen Mitarbeitern auf effektive und effiziente Weise erfolgt. Um eine solche Kommunikation mit Mitarbeitern außerhalb des Büros zu erleichtern, müssen Unternehmen eine Instant-Business-Messaging-App einsetzen. 

Es gibt eine Fülle von Apps, aus denen Unternehmen wählen können. Die Entscheidung für eine einzige Messaging-App erfordert jedoch eine Menge Recherche und Zeit. Daher haben wir eine Liste der 5 besten Messaging-Apps für Unternehmen zusammengestellt, die eine bessere Kommunikation für Büroangestellte ermöglichen.

1. Softros LAN-Messenger

Diese kleine App ist unter Büroangestellten sehr beliebt. Sie benötigt weder einen speziellen Server noch eine Internetverbindung. Die Benutzeroberfläche der App ist recht einfach und bequem für alle Mitarbeiter. Die Hauptfunktionen sind persönliche Nachrichten, Gruppenchats, Dateitransfer, Nachrichtenübermittlung und Remote-Desktop-Zugriff.  Wir empfehlen, diese App vor allem für die interne Kommunikation zu verwenden. Auf diese Weise verhindern Sie externe Hackerangriffe oder die Verschwendung von Benutzerzeit für nicht relevante Gespräche, wie sie bei öffentlichen Internet-Messengern häufig vorkommen.

2. Troop Messenger

Es ist die neueste Instant-Business-Messaging-App, die die Kommunikation mit externen und internen Mitarbeitern gleichermaßen erleichtert, da sie eine nahtlose Synchronisation zwischen Mobil- und Desktop-Geräten bietet. Neben den grundlegenden Funktionen wie Gruppenchats und Dateifreigabe bietet es auch eine erweiterte Funktion namens Aktivitätsmonitor, mit der Manager den Beitrag jedes Mitarbeiters überwachen können. Außerdem bietet es einen riesigen Datenspeicher von 1 TB, eine Dokumentenvorschau und Suchfilter. Außerdem bietet es eine Funktion, mit der ein Benutzer die Details von Gruppennachrichten einsehen kann, auch wenn er keine Nachricht geschrieben hat. Und das alles ohne Abo-Gebühr.

3. Slack

Slack ist eine der vielen beliebten Instant-Messaging-Apps, die Funktionen wie Telefonkonferenzen und Gruppenchats bieten. Genau wie Troop Messenger verfügt es über ein durchsuchbares Archiv. Es ermöglicht auch Integrationen mit anderen Apps wie Google Drive und Zendesk. Es verfügt über einen einzigartigen Slackbot, der eine großartige Möglichkeit darstellt, einen FAQ-Bereich in eine App zu integrieren. Unternehmen, die Funktionen wie SSO, Compliance-Exporte und garantierte Betriebszeit benötigen, müssen sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden.

4. Redbooth

Redbooth, früher bekannt als Teambox, wird als Projektmanagement-Tool vermarktet und bietet grundlegende Messaging-Funktionen wie Dateifreigabe und One-to-One-Chats. Es verfügt über eine Funktion, mit der ein Benutzer seinen Kollegen Aufgaben zuweisen und delegieren kann, was für Mitarbeiter, die nicht im Büro sind, sehr nützlich ist. Ein kostenpflichtiges Abonnement der App bietet erweiterte Funktionen wie HD-Meetings mit Zoom, 50 GB Speicherplatz für Dateien und die Integration mit Cloud-Speicherdiensten wie Microsoft OneDrive for Business.

5. Skype für Unternehmen

Diese App, die früher unter dem Namen Microsoft Lync bekannt war, bietet eine breite Palette von Funktionen wie Gruppenchats, Dateifreigabe und Bildschirmfreigabe, ist aber wie alle anderen Microsoft-Produkte nicht kostenlos. Mit einem Premium-Abonnement können Sie erweiterte Funktionen wie HD-Video- und Audio-Gruppenanrufe für bis zu 250 Teilnehmer und technischen Telefonsupport auf Unternehmensniveau nutzen.

6. Spark

Diese App ist ein Produkt des Netzwerkriesen Cisco und bietet Funktionen wie Gruppenchats, private Chats und Konferenzgespräche sowie eine Whiteboard-App und ein Begleitgerät. Es gibt einen Premium-Abonnementplan, der Cisco-Anruftools, Verwaltungskontrollen, unbegrenzte Integrationen mit anderen Apps, Verzeichnisintegration und Live-Support bietet.

Fazit :

Der Einsatz einer der Apps durch Unternehmen wird die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern außerhalb und innerhalb des Unternehmens sicherlich verbessern. Alles, was ein Unternehmen tun muss, ist zu verstehen, welche App am besten zu ihren Anforderungen passt. Wir empfehlen jedoch Softros LAN messenger, weil es ein One-Stop-Shop ist, der alle guten Funktionen vieler anderer beliebter Instant-Messaging-Apps umfasst. Mit Softros LAN messenger brauchen Unternehmen keinen separaten Server für Dateitransfers und interne Bürobesprechungen. Dieser LAN-Chat ist sicher in der Anwendung, da das Messaging-System nicht auf einer Internetverbindung basiert.

5 Microsoft Teams Alternativen im Jahr 2020

Es ist eine Herausforderung, einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen, der Teams in Verbindung hält und Zusammenarbeit ermöglicht.  Sollten Sie sich für eine Full-Service-Office-Management-Suite entscheiden? Oder wählen Sie ein eigenständiges Collaboration-Tool, das nur Messaging und Dateifreigabe bietet? Das Hinzufügen von Social Media wäre großartig, nicht wahr? Oder wie wäre es mit einem Upgrade auf eine Projektmanagementsoftware mit Collaboration-Funktionen? Jede Organisation ist anders, und es ist schwer, ein bestimmtes Tool mit Merkmalen und Funktionen zu wählen, das all Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

In diesem wettbewerbsintensiven Umfeld hat sich Microsoft Teams zu einem der beliebtesten Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz entwickelt. Die meisten Menschen, die in einer Büroumgebung gearbeitet haben, sind Microsoft bereits begegnet. Diese riesige Softwarefirma stellt Betriebssysteme für Computer her und ist bekannt für einige der am weitesten verbreiteten Programme zur Erstellung von Dokumenten - die Office-Suite. Microsoft Word für Dokumente, Excel für Tabellenkalkulationen, Powerpoint für Präsentationen und Outlook für E-Mails sind weit verbreitete Bürowerkzeuge. Microsoft erweitert seine Reichweite durch die Einführung neuer Tools wie OneDrive zum Speichern und Verwalten von Dateien in der Cloud, OneNote für Notizen und Recherchen und in jüngster Zeit Teams zur Erleichterung gemeinsamer Gespräche und Besprechungen.

Was sind Microsoft-Teams und warum sollten Sie sich dafür entscheiden?

Im Jahr 2017 kündigte Microsoft an, Skype durch ein neues Programm namens Microsoft Teams zu ersetzen.  Seit seiner Einführung im Jahr 2018 hat Teams immer mehr Funktionen und Merkmale hinzugewonnen, was es zu einem nützlichen Produkt für die Zusammenarbeit in Umgebungen macht, in denen Office 365 die erste Wahl ist. Teams wurde geschaffen, um mit einigen der führenden Marktteilnehmer (Slack und andere) zu konkurrieren, und ist so konzipiert, dass es sich effektiv in die Office 365-Umgebung integrieren lässt.
Microsoft Teams ist ein Messaging-Tool, das es Benutzern ermöglicht, Text zu senden, Dokumente gemeinsam zu nutzen und Besprechungen abzuhalten, unabhängig davon, ob sie sich im selben Büro befinden oder aus der Ferne arbeiten. Benutzer können Chat-Räume für die Zusammenarbeit einrichten oder einzelnen Benutzern privat Nachrichten senden. Von Messaging bis hin zu Chats können Benutzer auch mit einem Klick zu einem Videoanruf aufsteigen und so sicherstellen, dass ihre Nachricht effektiv übermittelt wird. In Teams können Benutzer mit einer Vielzahl von vertrauten Office-Software-Tools an Dokumenten zusammenarbeiten. Benutzer können ein Dokument direkt zu einem Chat oder Videoanruf hinzufügen oder Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien aus OneDrive abrufen. Die Benutzer können dann gemeinsam an dem Dokument arbeiten, wobei mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen und die Änderungen in jeder Version über OneDrive gesteuert werden.

Es unterstützt auch viele andere Team- und Projektmanagement-Tools. Das Microsoft App Directory bietet einen Marktplatz für Bots und Anwendungen von Drittanbietern wie Trello, Wrike, Asana, Adobe Creative Suite, Zoom.ai und viele andere. Teams unterstützt auch viele mobile Anwendungen, so dass Sie mit dem Team-Produkt nativ auf Android oder iOS arbeiten können. Die Anwendungen bieten eine vereinfachte und rationalisierte Ansicht von Informationen. Sie bietet alle Schlüsselelemente, die Sie von einer mobilen Anwendung erwarten. Sie können per Sprache oder Video anrufen, an einer Besprechung teilnehmen und, was am wichtigsten ist, animierte GIFs austauschen.

Warum nicht Microsoft-Teams wählen?

Wenn Sie Microsoft 365 Office für Ihr Unternehmen einsetzen, könnte Teams eine logische Wahl sein. Wenn Ihr Team mit Google Drive jedoch besser zurechtkommt oder wenn Sie Kosten-/Compliance-Einschränkungen hinsichtlich der Software haben, die Ihr Team verwenden kann, können Sie nach einigen Alternativen suchen. Wenn Sie mit Unternehmen und Partnern zusammenarbeiten, die ein größeres Ökosystem als nur Microsoft-Dokumente verwenden, kann es eine Herausforderung sein, effektiv mit Teams zusammenzuarbeiten.

Wir haben eine Liste von Alternativen zusammengestellt, die sich auf Anwendungen konzentriert, die sowohl Desktop- als auch mobilen Support bieten. Wir haben umrissen, was jedes Tool ideal für verschiedene Arten von Benutzern macht, und haben einige der Merkmale und Funktionen aufgelistet. Sehen Sie sich einige dieser Alternativen von Microsoft Teams an und entscheiden Sie, welche für Ihr Team am besten geeignet ist:

1. Slack

Slack ist eine Plattform für die Zusammenarbeit. Mit einer kostenlosen Stufe für Einzelpersonen oder kleine Gruppen und einer bezahlten Stufe für Unternehmen und Betriebe ist es ein großartiges Werkzeug für die unmittelbare Kommunikation zwischen Teams und verteilten Gruppen.

Wenn Sie in endlosen Fäden von E-Mails feststecken, ist Slack eine großartige Möglichkeit, Ihr Team in weniger E-Mails zu befreien.   Slack wird oft als der "E-Mail-Killer" bezeichnet. Die Teams stellen fest, dass mit der Einführung von Slack in ihren Organisationen die Nutzung von E-Mail erheblich zurückgeht. Es ist einfach, einen Gesprächsfaden nachzuholen, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie diese wichtige Person in einem E-Mail-Thread vernachlässigen, da Benutzer mehrere Threads sehr schnell durch Benachrichtigungen und Warnungen überwachen können.

Slack bietet außerdem alle Schlüsselelemente, die auch von Teams genutzt werden - Chat, Gruppen, Anrufe, Videoanrufe, Bildschirm- und Dateifreigabe. Das Integrations-Ökosystem ist in Slack viel reicher als in Teams, da es länger Zeit hatte, Integrationen zu erstellen und zu sammeln. Obwohl es ein großartiges Tool ist, sind die Kosten pro Nutzer ($8) ziemlich hoch und die Video- und Audio-Chat-Optionen sind im Vergleich zu Skype begrenzt. Vielleicht sollten Sie einige dieser Slack-Alternativen in Betracht ziehen.

2. Workplace by Facebook

Facebook hat mit Workplace by Facebook einen kraftvollen Einstieg in den Kollaborationsraum gemacht. Workplace hat die gleiche vertraute Oberfläche wie das reguläre Facebook, aber was sich unterscheidet, sind die Logins, wenige Funktionen und der Fokus von Workplace. Die Gemeinsamkeiten von Chat, Gruppen, Video- und Audiogesprächen sind zusätzlich zu anderen Funktionen wie Umfragen, automatische Übersetzung und die Leistungsfähigkeit von Bots vorhanden.  Ein Workplace-Login ist völlig getrennt von Ihrem Facebook-Login, und Unterhaltungen, Gruppen und Aktivitäten werden getrennt verwaltet.

Benutzer können sich mit jedem in der Organisation über Organigramme verbinden, die die Benutzer und ihre Interessen in der gesamten Organisation anzeigen. Die Dokumentenfreigabe ermöglicht Benutzern die Freigabe über Box, Office, OneDrive, Quip, SalesForce und andere. Workplace ermöglicht auch unbegrenzten Speicherplatz und Benutzer als Teil ihrer Premium-Stufe. Gruppen sind nützlich für die Kommunikation und ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Feedback-Tag-Kollegen zur Benachrichtigung freizugeben und Aktualisierungen zu veröffentlichen. Gruppen können offen, geschlossen oder geheim sein. Sie können auch firmenübergreifende Gruppen einrichten, um mit externen Teams, Partnern, Lieferanten und Kunden in Verbindung zu treten.

Facebook hat das Thema Sicherheit ernst genommen und in seinem Premium-Produkt können Sie sich mit den Identitätssystemen verbinden, mit denen Sie bereits vertraut sind - wie G Suite, Microsoft Azure, OneLogin, Okta, PingIdentity oder anderen Authentifizierungs-Repositorys. Der Arbeitsplatz wird auch gegen ISO und andere Sicherheitsprotokolle geprüft, um sicherzustellen, dass er für den Einsatz im Unternehmen geeignet ist. Facebook hat viel Mühe und Mühe darauf verwendet, dieses Tool für kleine Unternehmen als vertrautes Toolset und mit robusten Funktionssätzen, Sicherheit und Datenverwaltung für Unternehmen bereit zu machen.

Der Preis für die Standardversion ist kostenlos, aber die Premium-Version kostet 3 Dollar pro Benutzer, was deutlich unter dem Preis von Slack liegt. Die Kernfrage, ob Sie Workplace verwenden sollen oder nicht, ist Ihre Richtlinie zur gemeinsamen Nutzung von Informationen und zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Wenn Sie eine Organisation des öffentlichen Sektors sind oder in einem Bereich tätig sind, in dem Ihr Datenschutz von entscheidender Bedeutung ist, ist Workplace möglicherweise nicht die ideale Lösung für Ihre Organisation.

3. Flock 

Mit den Produktivitätswerkzeugen von Flock können Sie Ihrem Team Aufgaben zuweisen, den Status dieser Aufgaben verfolgen, Abstimmungen für schnelles Feedback durchführen und Erinnerungen setzen, um Ihr Team in Bewegung zu halten.

Flock bietet leistungsstarke und intelligente Kommunikationskanäle zur Unterstützung privater Kanäle für zielgerichtete Diskussionen, vollständige Teamkanäle zur Übertragung wichtiger Updates an alle und die Möglichkeit, Teammitglieder automatisch einzubeziehen.  Intelligente Kanäle bringen jeden von einem Standort oder einer Funktion aus automatisch in ein Gespräch ein.

Flock ist preislich günstiger als Microsoft Teams und lässt sich in OneDrive, Google Drive, Dropbox und Box integrieren. Flock ermöglicht außerdem eine unbegrenzte Anzahl kostenloser Gäste. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen eingerichtet ist und Projekte durchführt, kann dies eine sehr nützliche und kosteneffektive Funktion sein.

4. Google Drive / Chat / Meet

Wenn Sie tief in die G Suite einsteigen, mit Ihren Nutzern auf Google Drive, Google Chat, Google Calendar und Google Meet, dann können Sie diese Tools oft nutzen, um sich zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Zwar verfügt die Google Suite über alle für die Zusammenarbeit erforderlichen Schlüsselelemente, doch der Dreh- und Angelpunkt dieser Interaktionen ist in der Regel die E-Mail.  Teams, Slack und andere moderne Tools basieren auf Gruppen- und individuellen Chat-Streams als Kernstück der Zusammenarbeit. Wir wissen, dass Chat Eins-zu-Eins- und Eins-zu-Viele-Gespräche ermöglicht. Aufgrund der fragmentierten Natur der verschiedenen Tools und der Bevorzugung von Benachrichtigungen, die in E-Mails erscheinen, kann die G Suite jedoch für Ihre Organisation als Ersatz für Microsoft Teams gut geeignet sein - umso mehr, als die Erfahrung für Ihre Benutzer nicht so robust und kollaborativ ist.

Der Hauptvorteil von Google bestand früher darin, dass es kostenlos war. Wenn Sie jedoch planen, die G Suite in Ihrem Unternehmen einzusetzen, müssen Sie mit den jüngsten Erhöhungen 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat zahlen. Während die Funktionalität sehr ähnlich ist, hat die G Suite E-Mail als zentrale Drehscheibe für die Kommunikation und nicht als Chat, so dass es für die Nutzer eine etwas andere Erfahrung ist. Aber man weiß ja nie, vielleicht ist es genau das Richtige für Ihr Unternehmen.

5. Bria-Teams

CounterPath bietet Bria-Teams als Team-Kommunikationslösung an, die alle wichtigen Funktionen bietet, die Sie von einem Team-Kollaborations-Tool erwarten. Sie können den Teammitgliedern sichere Nachrichten senden, Gruppen für die Zusammenarbeit an Projekten und Themen erstellen und jederzeit einen Sprach- oder Videoanruf starten. Die Anrufqualität in Bria-Teams wird über das 'Voice over Internet Protocol' (VoIP) verwaltet. Es basiert auf SIP und offenen Standards, wodurch es mit jeder Telefonanlage, jedem Anrufserver oder VoIP-Dienstanbieter interoperabel ist. Wenn Sie also über ein vorhandenes VoIP-System verfügen, können Sie Bria Teams in Ihren aktuellen Dienst integrieren und Ihre Teams innerhalb von Minuten miteinander sprechen lassen. Bria Teams verfügt auch über eine Bildschirmfreigabe, mit der Sie Ihren Bildschirm freigeben können, ohne ein anderes Programm oder Plugin herunterladen zu müssen. Dateifreigabe, Team-Messaging und Präsenz unter all Ihren bevorzugten Diensten werden ebenfalls unterstützt.

Die Verwaltung ist einfach und leicht, da Sie Ihr Team von einem einzigen Portal aus skalieren und verwalten können. Sie können Kontakte und Informationen schnell und einfach für Ihre gesamte Organisation freigeben. Bria Teams funktioniert auch auf allen von Ihnen verwendeten Plattformen, einschließlich Windows, Mac, Android und iOS. Die Präsenz bzw. das Erkennen, wann jemand verfügbar ist oder nicht, ist ein weiterer wichtiger Vorteil von Bria Teams, so dass Sie auf intelligente Weise auswählen können, ob Sie Ihrem Team je nach Status eine Nachricht senden, anrufen oder später nachfassen möchten.

Wofür sollten Sie sich entscheiden?

Sie werden einige Zeit damit verbringen wollen, die Ziele Ihres Unternehmens zu priorisieren und aufzuschlüsseln - Ihr Budget, die Schlüsselfunktionen, die wesentliche Infrastruktur (Cloud-Hosting) und die Nice-to-have-Funktionen zu identifizieren. Sie können dann die verschiedenen Optionen, die wir hier aufgelistet haben, durchsehen und möglicherweise weitergehende Untersuchungen durchführen. Möglicherweise möchten Sie ein Pilotprojekt aufsetzen, eine der oben genannten Lösungen anhand Ihrer Liste der Hauptmerkmale installieren und ausprobieren und die Kosten für Ihre Organisation für eine vollständige Implementierung planen. Wenn Sie es auf einige wenige Optionen eingegrenzt haben und es schwierig ist, sich zwischen ihnen zu entscheiden, kann die Durchführung eines kleinen, zeitlich begrenzten Pilotprojekts mit beiden Lösungen eine nützliche Hilfe bei der endgültigen Entscheidung sein.